关于做好2012级新生入学档案接收工作的通知

各班级：

    新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据，也是学校审查确认新生入学资格的重要依据。为加强学生档案管理，根据我校实际，现将有关事宜通知如下：

    一、新生入学档案材料的内容

    新生入学档案是指学生在升入我校前的档案，如普通本专科生的中学档案、专升本学生升本前的专科档案等。一般包括以下材料：

     1、高考录取材料（指“高考考生报名登记表”、“高考考生体检表”、“高考志愿表”等材料）；

     2、高中毕业生登记表（或高中学籍卡）；

     3、其他材料（指团员、党员材料和奖励、处分材料）。

     4、学生高考电子档案

5、新生录取通知书

6、入学登记表

在核对学生相关信息（照片、考生号、身份证号等）无误后，装入其本人档案袋中。

    二、认真做好新生入学档案接收工作

    1、接收范围

    取得我校正式学籍的普通本专科学生均应将其档案存放学校档案馆。

    2、档案的接收

    各班级由班长、书记负责新生入学档案的接收整理工作，确保档案的完整与安全。对由于特殊原因没有入学档案的新生，要及时催交并督促新生个人尽快查找档案下落，或由入学前的学校出具档案丢失的证明和本人的丢失确认材料等，并将这些材料放入档案袋中。

    学院学生档案管理人员在接收学生高中档案后，应认真清点核对，及时将由学校招生部门发放的学生高考电子档案装入其个人高考档案袋中，缺少的应与学校招生部门联系。同时，由教务处组织填写的《青岛农业大学入学登记表》一并装入其个人高考档案袋中。这样今年新生建档的材料包括高中档案、电子档案、录取通知书、入学登记表、新生体检表（暂存校医院）。

    3、档案的移交

    各学院以班级为单位，按班级内姓名排序编号即档案编号（在档案袋右下角用铅笔标识）并按编号由小到大排列档案并捆扎，学院上交档案时需要提交班级的《青岛农业大学2012级新生档案统计表》一式两份，一份附班级档案上，一份档案馆留存。各班级下周可提前联系李老师，在学院资料室进行档案整理。

附：青岛农业大学2012级新生档案统计表

    高考招生档案缺失登记表

                                     化学与药学院学工办

                                     2012年10月8日

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