关于做好2010级新生入学档案接收工作的通知

各2010级班级团支部：

    新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据，也是学校审查确认新生入学资格的重要依据。为加强学生档案管理，根据我校实际，现将有关事宜通知如下：

一、新生入学档案材料的内容

新生入学档案是指学生在升入我校前的档案，如普通本专科生的中学档案、专升本学生升本前的专科档案等。一般包括以下材料：

1、高考录取材料（指“高考考生报名登记表”、“高考考生体检表”、“高考志愿表”等材料）；

2、高中毕业生登记表（或高中学籍卡）；

3、其他材料（指团员、党员材料和奖励、处分材料）。

4、高考电子档案，在核对学生相关信息（照片、考生号、身份证号等）无误后，装入其本人档案袋中。

5、录取通知书的一部分

以上1、2、3部分一般由学生自带或邮寄，4部分在班主任助理、班主任或班级负责人手里，5在学生本人手里。

二、认真做好新生入学档案接收工作

1、接收范围

取得我校正式学籍的普通本专科学生均应将其档案存放学校档案馆。凡今年经学校同意借读的海都学院学生，单独组班的按班级整理并标识，插班的排在班级的后面，随所在班级上交。

2、档案的接收

各班级应安排专人负责新生入学档案的接收登记工作，一般是班级的班长、团支部书记。班长、团支部书记在接收自带学生本人档案时，应认真履行收交登记手续，确保档案的完整与安全。各班级团支部应于11月4日前将新生入学档案收齐。对由于特殊原因没有入学档案的新生，需要由学生本人填写高中档案缺失表，并放入档案袋内。

学院学生档案管理人员在接收学生高中档案后，应认真清点核对，及时将由学校招生部门发放的学生高考电子档案装入其个人高考档案袋中，缺少的应与学校招生部门联系。对于由于各种原因多余的高考电子档案整理后及时交学校招生部门。

3、档案的移交

以班级为单位，按班级内姓名排序编号即档案编号（在档案袋右下角用铅笔标识）并按编号由小到大排列档案并捆扎，学院上交档案时需要提交班级的《青岛农业大学2010级新生档案统计表》一式两份(电子版发送至zbxxgb@qau.edu.cn)。

    附：

青岛农业大学2010级新生档案统计表.
temp_10102710396997.rar

 高中档案缺失登记表
temp_10102710398551.rar

                                    化学与药学院团总支

                                 2010年10月27日